Indeksowanie:
Do stworzenia użytecznego archiwum elektronicznego nie wystarczą same zeskanowane dokumenty. Istotne jest również odpowiednie poindeksowanie dokumentów, czyli stworzenie właściwej struktury dla skanowanych dokumentów oraz opis każdego dokumentu – wprowadzenie metadanych.
W zależności od rodzaju skanowanego zasobu, struktury mogą być proste lub złożone, może to być jedna lub wiele metadanych dla poszczególnego dokumentu.
Struktura indeksowania jest tożsama z konstrukcją wyszukiwarki, dlatego od tego jak poindeksujemy zasób będzie zależała możliwość szybkiego znalezienia poszukiwanego dokumentu.
Sposoby pozyskiwania indeksów:
- ręczny – przepisywanie istotnych dla klienta danych z dokumentu
- automatyczny – pozyskiwanie danych metodą OCR
- odczyt z kodu kreskowego
- dołączenie indeksów z dostarczonej przez klienta bazy danych.