Skanowanie dokumentów

Skanowanie dokumentówskanowanie dokumentów

 

Poprzez skanowanie rozumiemy masowe przetwarzanie dokumentów na ich elektroniczny obraz. Nasze wieloletnie doświadczenie – ponad 20 lat - pozwoliło nam wypracować różnorodne modele przetwarzania oparte o wciąż rozbudowywany park maszynowy oraz niezawodne oprogramowanie. Elektroniczne archiwum ma za zadanie ułatwić i przyśpieszyć pracę przedsiębiorcom, dlatego zawsze słuchamy naszych klientów i analizujemy ich potrzeby.
 

Pracujemy na skanerach wiodących producentów: Kodak, Ricoh (PFU) oraz Contex. Nasi pracownicy skanują tysiące dokumentów dziennie, a o prawidłowy przebieg procesów przetwarzania dokumentów dbają wieloletni, doświadczeni kierownicy projektów.

Dysponujemy zapleczem lokalowym i kadrowym do przetworzenia dużej ilości dokumentów w krótkim czasie.

 

Digitalizacja dokumentów krok po kroku:
 

  1. Odbiór dokumentów od klienta / przyjęcie poczty
    - SkanSerwis odbiera dokumenty ze wskazanej lokalizacji własnym dedykowanym,  bezpiecznym i monitorowanym transportem. Odbiór odbywa się na podstawie protokołu przekazania.
    - Klient dostarcza dokumenty do naszego biura lub wysyła je kurierem.
     
  2. Dostarczenie dokumentów do pokoju przetwarzania, które jest monitorowane z dostępem tylko dla uprawnionych pracowników
    Pracownicy odbierający dokumenty z lokalizacji klienta, dostarczają je zapakowane w plastikowe skrzynki (na życzenia klienta skrzynki mogą być z możliwością zamknięcia oraz zaplombowania) do pokoju przetwarzania na ręce wyznaczonego kierownika projektu, który rozdziela pracę na kolejne stanowiska.
     
  3. Otworzenie skrzynek
    Dokumenty są wypakowane do sortowania i przygotowania do skanowania.
     
  4. Przygotowanie dokumentów do skanowania
    Po wypakowaniu następuje:
    - rozszycie dokumentów: wyciągniecie spinaczy, zszywek
    - czynności naprawcze: podklejenie strony, wyprostowanie
    - ułożenie do skanowania.
     
  5. Pozyskiwanie obrazu dokumentu:
    Przygotowane dokumenty trafiają na stanowiska skanowania. W procesie skanowania powstają obrazy zaindeksowane wg przyjętych założeń.
    Skanujemy:
    - formaty: do A0+
    - rozdzielczość: do 600 dpi
    - tryb skanowania: czerń i biel, odcienie szarości, kolor
     
  6. Plik Wyjściowy:
    Przygotowanie pliku wyjściowego – zgodnie z założeniami.
    Przekazanie pliku w dowolnym formacie: TIFF, PDF, JPG czy BMP i udostęnie go w sposób uzgodniony z klientem.

 

  1. Przywrócenie dokumentom po skanowaniu postaci pierwotnej
    Zszycie dokumentów i ułożenie do pudeł archiwizacyjnych/skrzynek.
     
  2. Eksport danych i obrazów dokumentów wg wytycznych.
    Obrazy i indeksy są eksportowane do klienta wg ustalonych reguł.

 

  1. Zwrot dokumentów do klienta
    Analogicznie jak w punkcie 1.

    Przetwarzanie wykonujemy w biurze w Warszawie przy ul. Nakielskiej 3 ( dzielnica Wola).

 

Korzyści biznesowe płynące z skanowania dokumentów:
 

  • Szybki i wygodny dostęp do dokumentów w postaci elektronicznej
  • Bezpieczeństwo i ochrona danych – szyfrowanie i tworzenie kopii zapasowych
  • Monitorowanie dostępu do dokumentów
  • Możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników z jednym dokumentem
  • Ograniczenie pracy z dokumentem papierowym do niezbędnego minimum
  • Zmniejszenie przestrzeni, poprzez umieszczenie dokumentów papierowych w archiwum bądź zniszczeniu, jeżeli pozwalają na to przepisy

 

Zapytania prosimy kierować na adres: biuro@skanserwis.pl