Skanowanie dokumentów
Poprzez skanowanie rozumiemy masowe przetwarzanie dokumentów na ich elektroniczny obraz. Nasze wieloletnie doświadczenie – ponad 20 lat - pozwoliło nam wypracować różnorodne modele przetwarzania oparte o wciąż rozbudowywany park maszynowy oraz niezawodne oprogramowanie. Elektroniczne archiwum ma za zadanie ułatwić i przyśpieszyć pracę przedsiębiorcom, dlatego zawsze słuchamy naszych klientów i analizujemy ich potrzeby.
Pracujemy na skanerach wiodących producentów: Kodak, Ricoh (PFU) oraz Contex. Nasi pracownicy skanują tysiące dokumentów dziennie, a o prawidłowy przebieg procesów przetwarzania dokumentów dbają wieloletni, doświadczeni kierownicy projektów.
Dysponujemy zapleczem lokalowym i kadrowym do przetworzenia dużej ilości dokumentów w krótkim czasie.
Digitalizacja dokumentów krok po kroku:
- Odbiór dokumentów od klienta / przyjęcie poczty
- SkanSerwis odbiera dokumenty ze wskazanej lokalizacji własnym dedykowanym, bezpiecznym i monitorowanym transportem. Odbiór odbywa się na podstawie protokołu przekazania.
- Klient dostarcza dokumenty do naszego biura lub wysyła je kurierem.
- Dostarczenie dokumentów do pokoju przetwarzania, które jest monitorowane z dostępem tylko dla uprawnionych pracowników
Pracownicy odbierający dokumenty z lokalizacji klienta, dostarczają je zapakowane w plastikowe skrzynki (na życzenia klienta skrzynki mogą być z możliwością zamknięcia oraz zaplombowania) do pokoju przetwarzania na ręce wyznaczonego kierownika projektu, który rozdziela pracę na kolejne stanowiska.
- Otworzenie skrzynek
Dokumenty są wypakowane do sortowania i przygotowania do skanowania.
- Przygotowanie dokumentów do skanowania
Po wypakowaniu następuje:
- rozszycie dokumentów: wyciągniecie spinaczy, zszywek
- czynności naprawcze: podklejenie strony, wyprostowanie
- ułożenie do skanowania.
- Pozyskiwanie obrazu dokumentu:
Przygotowane dokumenty trafiają na stanowiska skanowania. W procesie skanowania powstają obrazy zaindeksowane wg przyjętych założeń.
Skanujemy:
- formaty: do A0+
- rozdzielczość: do 600 dpi
- tryb skanowania: czerń i biel, odcienie szarości, kolor
- Plik Wyjściowy:
Przygotowanie pliku wyjściowego – zgodnie z założeniami.
Przekazanie pliku w dowolnym formacie: TIFF, PDF, JPG czy BMP i udostęnie go w sposób uzgodniony z klientem.
- Przywrócenie dokumentom po skanowaniu postaci pierwotnej
Zszycie dokumentów i ułożenie do pudeł archiwizacyjnych/skrzynek.
- Eksport danych i obrazów dokumentów wg wytycznych.
Obrazy i indeksy są eksportowane do klienta wg ustalonych reguł.
- Zwrot dokumentów do klienta
Analogicznie jak w punkcie 1.
Przetwarzanie wykonujemy w biurze w Warszawie przy ul. Nakielskiej 3 ( dzielnica Wola).
Korzyści biznesowe płynące z skanowania dokumentów:
- Szybki i wygodny dostęp do dokumentów w postaci elektronicznej
- Bezpieczeństwo i ochrona danych – szyfrowanie i tworzenie kopii zapasowych
- Monitorowanie dostępu do dokumentów
- Możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników z jednym dokumentem
- Ograniczenie pracy z dokumentem papierowym do niezbędnego minimum
- Zmniejszenie przestrzeni, poprzez umieszczenie dokumentów papierowych w archiwum bądź zniszczeniu, jeżeli pozwalają na to przepisy
Zapytania prosimy kierować na adres: biuro@skanserwis.pl